IIJA Enerji Bakanlığı (DOE) GRIP hibeleri aracılığıyla federal fonlamadan yararlanmaya çalışan kamu hizmetleri, belirli DOE raporlama gerekliliklerini karşılamak için mevcut dağıtım süreçlerini uyarlamalıdır. Bu, uyumluluğu ve etkili proje dağıtımını sağlamak için yeni süreçler, faaliyetler ve paydaş katılım stratejileri tanımlamayı gerektirir. detaylı döküm DOE’nin gerekliliklerinin nasıl karşılanacağı konusunda.
Ödül Öncesi Müzakere Süreci
Ödül seçimi üzerine, kamu hizmetleri DOE ile birkaç ay sürebilen bir müzakere sürecine girer. Bu aşama, proje kapsamı, risk değerlendirmeleri ve maliyet/fiyat anlaşmaları etrafında tartışmaları içerir. Projenin karmaşıklığı, ortak sayısı ve yasal hususlar bu müzakerelerin süresini ve derinliğini etkiler.
Ödül Sonrası: Dahili Raporlama Uyumluluk Stand-Up’ı
DOE ile sözleşmeleri kesinleştirdikten sonra, kamu hizmetleri DOE tarafından zorunlu tutulan raporlama gerekliliklerine uyan uyumluluk prosedürleri oluşturmalıdır. Bu, DOE’ye düzenli olarak sunulan hibe uyumluluk raporlarının ve belgelerinin geliştirilmesini ve sürdürülmesini içerir. Federal denetimin getirilmesi, daha fazla inceleme, şeffaflık ve potansiyel olarak sorumluluklarda kaymalar gerektirir ve ek eğitim, kaynak ve iç politika ayarlamaları gerektirir.
Proje Raporlama Gereksinimleri Özeti
Ödül alan kamu hizmetleri, yerleşik program yönetimi ve dağıtım ekipleriyle bütünleşen bir raporlama uyumluluk çerçevesi oluşturmalıdır. Temel raporlama gereksinimleri şunları içerir:
- Performans Raporu (Anlatım): Proje ilerlemesini ayrıntılarıyla açıklayan üç aylık sunum
- Performans Raporu (Nicel): Nicel proje ilerlemesini yakalayan üç aylık sunum
- Mali Rapor (SF-425): Çeyreklik ve nihai mali özetler
- Faturalama (SF-270): Aylık geri ödeme talepleri
- Siber Güvenlik Planı: Proje siber güvenlik planlarının ana hatlarını çizmek için şablonlar
- Proje Yönetim Planı: Maliyet, zamanlama ve teknik performans temel çizgilerini tanımlar
- Özel Durum Raporu: Gerektiğinde olay raporlaması
- Son Rapor: Proje sonu çıktıları ve ulaşılan kilometre taşları
Topluluk Faydaları ve Adalet ve Eşitlik Raporlama Gereklilikleri
Kamu hizmetleri kuruluşlarının ayrıca toplumsal faydalar ve adalet ve eşitlik ölçütleri hakkında da raporlama yapması gerekir. Bunlara şunlar dahildir:
- Toplum Faydaları Raporu: Topluluk faydaları planının hedeflerine ve kilometre taşlarına ulaşmaya yönelik yıllık ilerleme raporlaması
- Kaliteli İş Yaratımı: İş yaratma ve eğitim sonuçlarına ilişkin haftalık, yıllık ve nihai raporlama
- Eşitlik ve Adalet: Topluluk katılımını ve çeşitli iş katılımını ayrıntılarıyla açıklayan üç aylık sunumlar
- Davis-Bacon Yasası İşgücü Uyumluluk Raporu: Yarı yıllık bordro ve geçerli ücret uyumu
Ek Raporlama İhtiyaçları
Kamu hizmetleri, mevcut ve bekleyen destek, demografik bilgiler, finansal çıkar çatışmaları, kişisel mülk envanterlerini açıklamalı ve gerektiğinde Tekdüzen Ticaret Kanunu (UCC-1) finansman beyanları dosyalamalıdır. Ayrıca 30.000$’dan fazla alt ödülleri bildirmeli ve Kongre’ye iki yılda bir rapor sunmalıdırlar.
Dahili Politika Uyumluluğu
Federal kurumlar, kamu hizmetlerinin federal düzenlemelere uymak için uygun yönetim yapılarına ve politikalarına sahip olmasını bekler. Bu, mevcut politikalarda değişiklik yapılmasını veya aşağıdakiler dahil olmak üzere yeni prosedürlerin oluşturulmasını gerektirebilir:
- Muhasebe İşlemleri: İzin verilen maliyetleri tanımlama ve maliyet paylaşımını izleme
- Tedarik Politikaları: Buy American hükümlerine uygunluğun doğrulanması gibi FOA gereklilikleriyle uyumlu hale getirin
- Alt Alıcı İzleme: Alt alıcıların resmi olarak atanması ve izlenmesi
- Belgeleme Çerçeveleri: Kurum denetimleri için iz sağlanması
- NEPA Uyumluluk Hususları: Proje zamanlaması ve uygulama etkilerinin ele alınması
Hibe Dağıtımı: Federal Hibe PMO’sunu Çalıştırma
Başarılı bir ödül, şirketin PMO yaklaşımının ve yapısının, firmanın kilometre taşları ve son tarihleriyle uyumlu hale getirilmesini gerektirebilir. Temel bileşenler şunlardır:
- Program Raporlaması ve Gösterge Tablosu: Toplantı ritimleri, KPI’lar ve standartlaştırılmış şablonlar oluşturma
- Program Yönetimi: Bir PMP geliştirmek ve bir ana program takvimini sürdürmek
- Dahili Raporlama: Dahili raporlama süreçlerini DOE gereklilikleriyle uyumlu hale getirme
- Program Mali Yönetimi: Aylık finansal performans özetleri ve yıllık finansal planlama
- Program Risk, Sorun ve Bağımlılık Yönetimi: Riskleri ve sorunları yönetmek için süreçleri ve toplantıları kolaylaştırmak
- Program İletişim Yönetimi: Bir iletişim planı geliştirmek ve sürdürmek
- Program Takvimi Yönetimi: Üst düzey bir teslimat planı ve yol haritası oluşturma
- Program Kalite Yönetimi: Program yönergelerinin, öğrenilen derslerin ve veri kalitesinin denetlenmesi
Çözüm
DOE GRIP hibelerinde başarılı bir şekilde gezinmek, kamu hizmetlerinin yeni süreçleri, sıkı uyumluluk önlemlerini ve sağlam proje yönetim çerçevelerini benimsemesini gerektirir. Başarılı hibe uygulamasını garantilemek için önemli çıkarımlar şunlardır:
- Uyumluluk Stand-Up’ı için önceden zaman ayırın: DOE raporlama gereksinimlerini tutarlı bir şekilde karşılamak için kaynakları erken ayırın
- Federal Hibe Yönetimi Kılavuzu Oluşturun: Tüm paydaşlar için kapsamlı yönetişim yönergeleri geliştirin
- DOE Gereksinimlerini Karşılamak İçin Değişikliklere Uyum Sağlayın: Gerektiğinde dahili süreçleri, rolleri ve sorumlulukları ayarlayın
- Yıllık Yönetim Yapısı Yenilemelerini Gerçekleştirin: Proje kapsamındaki ve düzenleyici gerekliliklerdeki değişiklikleri ele alın
- Tamamlayıcı Sistemlere ve Araçlara Yatırım Yapın:Verimli veri toplama ve raporlama için teknoloji çözümlerinden yararlanın
Kamu hizmetleri kuruluşları bu alanlara odaklanarak DOE gerekliliklerini karşılayabilir, operasyonel verimliliği artırabilir ve proje hedeflerine ulaşabilir. Bir uyumluluk çerçevesi oluşturmak, raporlama süreçlerini uyumlu hale getirmek ve titiz program yönetimini sürdürmek, riskleri azaltmak ve hesap verebilirliği sağlamak için önemlidir.
